Bez obzira na postojanje mnogobrojnih različitih načina komunikacije, danas je nemoguće zamisliti neko poslovanje bez korištenja elektroničke pošte. Tako postoje mnogi servisi elektroničke pošte koji se mogu koristiti u poslovanju, a dakako, svaki od njih ima određene koristi, prednosti i mane.
Najbolji način za poslovno komuniciranje je elektronička pošta, što zbog jednostavnosti, dugoročnog čuvanja razmijenjenih informacija, a i profesionalnosti. Nije novost da se preko elektroničke pošte mogu tako razmjenjivati i službeni dokumenti i svaka poslovna dokumentacija.
Mnoge tvrtke nemaju dobro riješeno pitanje elektroničke pošte i njene sigurnosti što bi zapravo trebao biti prioritet svake poslovne komunikacije. Obični emailovi, pod to mislimo oni besplatni, uglavnom su primjer lošeg poslovanja i neozbiljnosti pa su u tom slučaju neka sigurnija rješenja možda bolja opcija.
Bez obzira na povremene greške u sistemima, mnogi se ipak odlučuju za besplatne servise koji u pravilu nisu najbolji pokazatelj profesionalnosti.
Odabir servisa elektroničke pošte
Neki od najčešćih primjera svakodnevno korištenih mailova su T-comov mail, Googleov Gmail, Microsoftov 365 te email servisi na Internet hostinzima.
Prilikom odabira email servisa trebali bi paziti na nekoliko stvari – kakav im je filter za neželjenu poštu, dovoljna količina mjesta za pohranu, jednostavnost korisničkog sučelja te mogućnost instantne podrške.
Bit će vam važno i koja se domena koristi na kraju imena vaše elektroničke pošte, te koliko adresa elektroničke pošte ćete moći kreirati odnosno koristiti.
Što je to IMAP i POP?
Kako bi uopće razumjeli korištenje servisa elektroničke pošte na Internet hostinzima, susret ćete se sa pojmovima kao što su IMAP i POP.
Jedno i drugo su protokoli koji omogućavaju da primate i šaljete elektroničku poštu preko raznih klijentskih aplikacija ili mobilnih uređaja.
POP, ili post office protocol funkcionira na način da preuzme poštu sa servera na uređaj ili lokalno računalo, a nakon toga briše tu poštu sa servera. Glavna prednost je da u ovom slučaju poštu možete čitati nakon preuzimanja i bez da ste spojeni na Internet, a i štedi prostor na serveru.
Za razliku od toga, IMAP ili Internet message access protocol preuzima kopiju elektroničke pošte na vaše lokalno računalo ili mobilni uređaj. Poruke elektroničke pošte se u ovom slučaju ne brišu s servera. Prilikom korištenja ovog protokola mailovi su vam dostupni s bilo koje lokacije odnosno uređaja.
POP protokol u pravilu ćete odabrati ako pristupate porukama s jednog računala i imate malo prostora na serveru, a IMAP ako ih prati i čita više ljudi s više mjesta, a na lokalnom računalu pak imate manje mjesta.
Servisi elektroničke pošte
Elektronička pošta i Internet hosting
Jedan od načina korištenja elektroničke pošte je preko Internet hostinga koji će vam pomoći da povećate položaj brenda i izgledate profesionalnije ukoliko koristite neke od besplatnih servisa. Prilikom odabira hosting servisa odabirete plan koji uglavnom uključuje količinu potrebnog prostora.
Neke od prednosti takvog korištenja maila su vlastita domena, neprestana podrška, integracija društvenih mreža, uvažanje ostale elektroničke pošte, izrada predložaka te sigurnost. Servis elektroničke pošte implementiran preko Internet hosting paketa podržava POP i IMAP protokole za sinkronizaciju.
Gmail
Jedan od najpopularnijih servisa elektroničke pošte zasigurno je Google-ov Gmail. Trenutno ima preko milijardu korisnika diljem svijeta, a taj broj samo raste.
Jedna od glavnih prednosti ovog servisa je jednostavnost korištenja i prijateljsko sučelje sa dobrom organizacijom pošte po folderima. Ujedno se i vama daje mogućnost da sami označujete poštu vlastitim oznakama, stvarate foldere i označavate važnost određene pošte.
Ono što olakšava svakodnevni rad je činjenica da možete namjestiti automatsko filtriranje poruka što vam pomaže da se više fokusirate na sadržaj koji vam je zaista važan. Preko ovog sučelja možete koristiti i druge račune kao što su Outlook, Yahoo i svaki drugi POP ili IMAP račun.
Prilikom stvaranja adrese dobivate 15GB prostora za svoju poštu, Drive i slike. Možete mu pristupiti i offline, a i sigurno će vam katkad dobro doći da obustavite notifikacije na neko vrijeme jer vam i to omogućava.
Postoji i poslovna, plaćena verzija u kojoj dobivate 30GB prostora, promjenu domene i mogućnost korištenja alata s kojima možete uvoziti poštu iz Outlooka, Exchangea i ostalih servisa.
Office 365
Uz korištenje Officea 365 dobivate i Outlook servis elektroničke pošte.
Sučelje je dosta slično klasičnom sa podjelom na foldere i oznake.
Organizacijski alati nalaze se na lijevoj strani, u centru sama pošta, a imate i mogućnost kratko pregleda bez otvaranja pošte. Jedna od prednosti ovog servisa je da prilikom dolaska pošte odmah prepoznaje važnost određenih mailova pa ih tako i rangira u Focused folder.
Također ima i automatski povezan kalendar u koji će se događaji upisivati sami nakon prihvaćanja istih u mailovima. Poštu i kalendar možete lako dijeliti s ostalima, kao i oni s vama, pa na taj način dodavati i njihove događaje ili oni vaše.
Odlična stvar je što i omogućava spremanje privitaka iz pošte iz OneDrive-a kao kopije ili linkove.
Također imate 15GB prostora za sve svoje stvari.
Na dosta dobar način povezani su i sa ostalim Microsoft servisima koji su i integrirani kao što su Skype, Evernote, Paypal i ostali.
Unaprjeđenje na poslovnu verziju daje vam 50GB prostora i 1TB OneDrive prostora.
Ukoliko vam treba informatička podrška ili savjet naši stručnjaci su vam na raspolaganju za vaša pitanja.